Panduan Pengguna CatatKas

Apa itu Kas & Bank?

Menu Kas & Bank menampilkan daftar seluruh akun kas dan bank beserta saldonya. Anda juga bisa membuat, mengedit, dan menonaktifkan akun kas/bank.

Cara Menambah Akun Kas/Bank

1. Klik menu Kas & Bank.
2. Klik + Tambah Akun.
3. Isi formulir:
   • Nama Akun — Contoh: Kas Kecil, Bank BCA.
   • Jenis — Kas atau Bank.
   • Nomor Rekening — Untuk akun bank (opsional).
   • Saldo Awal — Saldo awal saat pertama kali dibuat.
   • Mata Uang — Pilih mata uang akun (IDR default).
4. Klik Simpan.

Apa itu Menu Barang?

Menu Barang adalah pusat data produk/barang yang Anda jual atau beli. Di sini Anda mendaftarkan seluruh item beserta informasi harga, satuan, kategori, dan gudang penyimpanan.

Cara Menambah Barang

1. Klik menu Barang di bagian Inventori pada sidebar.
2. Klik + Tambah Barang.
3. Isi formulir:
   • Kode Barang — Kode unik (bisa auto-generate).
   • Nama Barang — Nama produk.
   • Kategori — Pilih kategori (harus dibuat terlebih dahulu).
   • Merk — Merk/brand barang (opsional).
   • Satuan — Unit ukuran (pcs, kg, ltr, dll).
   • Harga Beli — Harga pembelian.
   • Harga Jual — Harga penjualan.
   • Gudang — Lokasi penyimpanan default.
   • Stok Minimum — Batas stok aman untuk peringatan.
   • Deskripsi — Keterangan tambahan (opsional).
4. Klik Simpan.

Mengedit & Menghapus Barang

• Klik nama barang pada daftar untuk membuka detail dan mengedit.
• Barang yang sudah pernah digunakan dalam transaksi tidak dapat dihapus, hanya bisa dinonaktifkan.

Apa itu Kategori?

Kategori digunakan untuk mengelompokkan barang agar lebih mudah ditemukan dan dianalisis. Anda bisa membuat kategori bertingkat (parent-child).

Cara Menambah Kategori

1. Klik menu Kategori di Inventori.
2. Klik + Tambah Kategori.
3. Isi Nama Kategori dan pilih Parent Kategori jika ingin membuat sub-kategori.
4. Klik Simpan.

Apa itu Gudang?

Menu Gudang mengatur lokasi penyimpanan barang. Jika bisnis Anda memiliki lebih dari satu lokasi penyimpanan, Anda bisa mendaftarkan semuanya di sini.

Cara Menambah Gudang

1. Klik menu Gudang di Inventori.
2. Klik + Tambah Gudang.
3. Isi:
   • Nama Gudang — Contoh: Gudang Utama, Gudang Cabang.
   • Alamat — Alamat lengkap gudang.
   • Penanggung Jawab — Nama PIC (opsional).
4. Klik Simpan.

Apa itu Merk?

Menu Merk digunakan untuk mendaftarkan merek/brand dari barang yang Anda jual. Memudahkan pencarian dan pengelompokan barang berdasarkan merek.

Cara Menambah Merk

1. Klik menu Merk di Inventori.
2. Klik + Tambah Merk.
3. Isi Nama Merk dan deskripsi (opsional).
4. Klik Simpan.

Apa itu Satuan?

Menu Satuan digunakan untuk mendefinisikan unit pengukuran barang, misalnya: pcs, kg, liter, meter, lusin, dll.

Cara Menambah Satuan

1. Klik menu Satuan di Inventori.
2. Klik + Tambah Satuan.
3. Isi Nama Satuan (dan singkatannya, misal: kg, ltr, pcs).
4. Klik Simpan.

Apa itu Menu Stok?

Menu Stok menampilkan daftar ketersediaan barang per gudang. Anda bisa melihat jumlah stok saat ini, stok minimum, dan status stok (aman/peringatan/habis).

Cara Mengakses

Klik menu Stok di Inventori. Daftar stok bersifat read-only — perubahan stok hanya dilakukan melalui transaksi (pembelian, penjualan, stock opname, transfer stok).

Apa itu Pergerakan Stok?

Menu ini menampilkan riwayat semua perubahan stok barang, termasuk pemasukan, pengeluaran, transfer, dan penyesuaian. Ini adalah audit trail lengkap untuk setiap item.

Prefiks Dokumen Pergerakan Stok

Apa itu Stock Opname?

Stock Opname (SO) adalah proses pencocokan antara stok yang tercatat di sistem dengan stok fisik di gudang. Fitur ini membantu Anda menyesuaikan jumlah stok agar sesuai dengan kondisi nyata.

Alur Status

Cara Membuat Stock Opname

1. Klik menu Stock Opname di Inventori.
2. Klik + Tambah Stock Opname.
3. Pilih Gudang yang akan di-opname.
4. Masukkan Tanggal Opname.
5. Sistem akan auto-generate daftar barang beserta stok tercatat. Isi kolom Stok Aktual sesuai hasil hitung fisik.
6. Klik Simpan Draft atau langsung Proses.

Apa itu Transfer Stok?

Transfer Stok digunakan untuk memindahkan barang antar gudang. Stok akan berkurang di gudang asal dan bertambah di gudang tujuan.

Alur Status

Cara Membuat Transfer Stok

1. Klik menu Transfer Stok.
2. Klik + Tambah Transfer.
3. Isi formulir:
   • Gudang Asal — Gudang pengirim.
   • Gudang Tujuan — Gudang penerima.
   • Tanggal — Tanggal transfer.
   • Detail Barang — Tambahkan barang dan jumlah yang ditransfer.
4. Klik Simpan Draft atau Konfirmasi.

Apa itu Penawaran Pembelian?

Penawaran Pembelian (PP) adalah dokumen yang dibuat untuk meminta penawaran harga dari supplier. Dokumen ini menggunakan prefiks PP.

Alur Status

Cara Membuat Penawaran Pembelian

1. Klik menu Penawaran Pembelian di bagian Pembelian.
2. Klik + Tambah Penawaran.
3. Isi formulir:
   • Supplier — Pilih supplier tujuan penawaran.
   • Tanggal — Tanggal penawaran.
   • Berlaku Hingga — Tanggal berakhir penawaran.
   • Detail Barang — Tambahkan item, jumlah, dan harga yang diminta.
   • Catatan — Keterangan tambahan.
4. Klik Simpan Draft atau Kirim.

Konversi ke Pesanan Pembelian

Setelah penawaran disetujui, gunakan tombol Buat PO untuk mengonversinya menjadi Pesanan Pembelian.

Apa itu Pesanan Pembelian?

Pesanan Pembelian (PO) adalah dokumen order resmi yang dikirmkan ke supplier. PO menggunakan prefiks PO dan dapat dibuat dari Penawaran Pembelian atau langsung.

Alur Status

Cara Membuat PO

1. Klik menu Pesanan Pembelian.
2. Klik + Tambah PO atau konversi dari Penawaran Pembelian (PP).
3. Isi formulir:
   • Supplier — Pilih supplier.
   • Tanggal Pesanan — Tanggal pembuatan PO.
   • Tanggal Pengiriman — Tanggal perkiraan barang tiba.
   • Gudang Tujuan — Gudang penerima barang.
   • Detail Barang — Daftar item, jumlah, dan harga.
4. Klik Simpan Draft atau Konfirmasi.

Konversi ke Faktur Pembelian

Gunakan tombol Buat Faktur Pembelian pada PO yang sudah dikonfirmasi untuk membuat Faktur Pembelian (FP).

Apa itu Faktur Pembelian?

Faktur Pembelian (FP) adalah tagihan resmi dari supplier yang harus dibayar. FP menggunakan prefiks FP dan dapat dibuat dari PO.

Alur Status

Cara Membuat Faktur Pembelian

1. Klik menu Faktur Pembelian.
2. Klik + Tambah Faktur atau konversi dari PO.
3. Isi formulir:
   • Supplier — Pilih supplier.
   • Tanggal Faktur — Tanggal pada faktur supplier.
   • Tanggal Jatuh Tempo — Batas waktu pembayaran.
   • Detail Barang/Jasa — Item yang ditagih.
   • Pajak — PPN atau pajak lain jika ada.
4. Klik Simpan Draft atau Konfirmasi.

Pembayaran

Setelah FP dikonfirmasi, gunakan tombol Buat Pembayaran untuk mencatat pembayaran ke supplier melalui Bukti Pembayaran (BP).

Apa itu Bukti Pembayaran?

Bukti Pembayaran (BP) adalah catatan pembayaran yang dikeluarkan untuk melunasi Faktur Pembelian. BP menggunakan prefiks BP.

Cara Membuat Bukti Pembayaran

1. Buka Faktur Pembelian yang akan dibayar (status Dikonfirmasi/Sebagian Dibayar).
2. Klik tombol Buat Pembayaran.
3. Isi formulir:
   • Tanggal Pembayaran — Tanggal bayar.
   • Kas/Bank — Akun sumber dana.
   • Jumlah — Nominal yang dibayarkan.
4. Klik Konfirmasi.

Apa itu Penawaran?

Penawaran (Quotation) menggunakan prefiks QT. Ini adalah dokumen penawaran harga yang dikirimkan ke customer sebelum terjadi transaksi penjualan.

Alur Status

Cara Membuat Penawaran

1. Klik menu Penawaran di bagian Penjualan.
2. Klik + Tambah Penawaran.
3. Isi formulir:
   • Customer — Pilih customer tujuan.
   • Tanggal — Tanggal penawaran.
   • Berlaku Hingga — Masa berlaku penawaran.
   • Detail Barang — Daftar item, jumlah, diskon, dan harga.
   • Catatan — Syarat & ketentuan (opsional).
4. Klik Simpan Draft atau Kirim.

Konversi ke Sales Order

Jika customer menyetujui penawaran, klik Buat SO untuk mengonversinya menjadi Sales Order.

Apa itu Sales Order?

Sales Order (SO) menggunakan prefiks SO. Ini adalah konfirmasi order dari customer yang sudah disetujui. SO bisa dibuat dari Penawaran (QT) atau langsung.

Alur Status

Cara Membuat SO

1. Klik menu Sales Order.
2. Klik + Tambah SO atau konversi dari QT.
3. Isi formulir:
   • Customer — Pilih customer.
   • Tanggal Pesanan — Tanggal order.
   • Tanggal Pengiriman — Estimasi kirim.
   • Detail Barang — Item, jumlah, harga, diskon.
4. Klik Simpan Draft atau Konfirmasi.

Dari SO ke Faktur & Pengiriman

Setelah SO dikonfirmasi, Anda bisa membuat:

• Faktur Penjualan (INV) — Untuk menagih pembayaran.
• Kiriman (KRM) — Untuk mengirim barang.

Apa itu Faktur Penjualan?

Faktur Penjualan (INV) menggunakan prefiks INV. Ini adalah tagihan resmi ke customer atas barang/jasa yang dijual. INV dapat dibuat dari Sales Order atau langsung.

Alur Status

Cara Membuat Faktur Penjualan

1. Klik menu Faktur Penjualan.
2. Klik + Tambah Faktur atau konversi dari SO.
3. Isi formulir:
   • Customer — Pilih customer.
   • Tanggal Faktur — Tanggal penagihan.
   • Tanggal Jatuh Tempo — Batas waktu pembayaran.
   • Detail Barang/Jasa — Item, jumlah, harga, diskon, PPN.
4. Klik Simpan Draft atau Konfirmasi.

Mencatat Pembayaran

Pada INV yang sudah dikonfirmasi, klik Buat Penerimaan Pembayaran untuk mencatat pembayaran dari customer.

Apa itu Penerimaan Pembayaran?

Penerimaan Pembayaran (PAY) menggunakan prefiks PAY. Ini adalah catatan pembayaran yang diterima dari customer untuk melunasi Faktur Penjualan.

Cara Membuat Penerimaan Pembayaran

1. Buka Faktur Penjualan yang akan dibayar (status Dikonfirmasi/Sebagian Dibayar).
2. Klik tombol Buat Penerimaan Pembayaran.
3. Isi formulir:
   • Tanggal Penerimaan — Tanggal dana diterima.
   • Kas/Bank — Akun penerimaan dana.
   • Jumlah — Nominal yang diterima.
   • Metode Pembayaran — Transfer tunai, giro, dll.
4. Klik Konfirmasi.

Apa itu KRM?

KRM (Kiriman) menggunakan prefiks KRM. Ini adalah dokumen pengiriman barang ke customer, biasanya dibuat dari Sales Order yang sudah dikonfirmasi.

Alur Status

Cara Membuat KRM

1. Buka Sales Order yang sudah dikonfirmasi.
2. Klik Buat Kiriman.
3. Isi formulir:
   • Tanggal Pengiriman — Tanggal barang dikirim.
   • Gudang — Gudang asal barang.
   • Detail Barang — Sesuaikan jumlah yang dikirim (bisa parsial).
   • Ekspedisi — Nama jasa pengiriman (opsional).
   • No. Resi — Nomor resi pengiriman (opsional).
4. Klik Konfirmasi.

Apa itu TRM?

TRM (Penerimaan) adalah dokumen penerimaan barang dari supplier, biasanya dibuat dari Pesanan Pembelian (PO) yang sudah dikonfirmasi.

Alur Status

Cara Membuat TRM

1. Buka Pesanan Pembelian yang sudah dikonfirmasi.
2. Klik Buat Penerimaan.
3. Isi formulir:
   • Tanggal Penerimaan — Tanggal barang diterima.
   • Gudang — Gudang tujuan penyimpanan.
   • Detail Barang — Sesuaikan jumlah yang diterima (bisa parsial).
4. Klik Konfirmasi.

Apa itu Menu Customer?

Menu Customer menyimpan database pelanggan Anda. Di sini Anda bisa mengelola informasi kontak, alamat, dan riwayat transaksi setiap customer.

Cara Menambah Customer

1. Klik menu Customer di bagian Kontak.
2. Klik + Tambah Customer.
3. Isi formulir:
   • Kode Customer — Kode unik (bisa auto-generate).
   • Nama — Nama perusahaan atau individu.
   • Email — Alamat email.
   • Telepon — Nomor telepon.
   • Alamat — Alamat lengkap.
   • NPWP — Nomor NPWP (opsional).
   • Limit Piutang — Batas piutang maksimal (opsional).
   • Terms Pembayaran — Jatuh tempo default (opsional).
4. Klik Simpan.

Apa itu Menu Supplier?

Menu Supplier menyimpan database pemasok/pemberi barang Anda. Di sini Anda mengelola informasi kontak dan riwayat pembelian dari setiap supplier.

Cara Menambah Supplier

1. Klik menu Supplier di bagian Kontak.
2. Klik + Tambah Supplier.
3. Isi formulir:
   • Kode Supplier — Kode unik.
   • Nama — Nama perusahaan atau individu.
   • Email, Telepon, Alamat.
   • NPWP — Nomor NPWP (opsional).
   • Limit Utang — Batas utang maksimal (opsional).
   • Terms Pembayaran — Jatuh tempo default (opsional).
4. Klik Simpan.

Apa itu COA?

Chart of Accounts (COA) atau Daftar Akun adalah struktur akuntansi yang mengorganisir seluruh akun keuangan perusahaan. COA mengelompokkan akun ke dalam lima kategori utama: Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan, dan Beban.

Struktur Kategori Akun

Cara Menambah Akun

1. Klik menu COA di bagian Akuntansi.
2. Klik + Tambah Akun.
3. Isi formulir:
   • Kode Akun — Kode sesuai kategori (contoh: 1-1010).
   • Nama Akun — Nama akun.
   • Kategori — Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan, atau Beban.
   • Parent Akun — Akun induk (untuk akun bertingkat).
   • Tipe — Header atau Detail.
4. Klik Simpan.

Apa itu Jurnal Umum?

Jurnal Umum digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang tidak dicakup oleh modul transaksi khusus (pembelian, penjualan, dll). Ini adalah cara langsung untuk memasukkan jurnal debet dan kredit ke dalam buku besar.

Cara Membuat Jurnal Umum

1. Klik menu Jurnal Umum di bagian Akuntansi.
2. Klik + Tambah Jurnal.
3. Isi formulir:
   • Tanggal — Tanggal transaksi.
   • Referensi — Nomor referensi (opsional).
   • Deskripsi — Narasi jurnal.
   • Baris Jurnal — Tambahkan baris debet dan kredit:
     • Akun — Pilih dari COA.
     • Debet — Jumlah debet.
     • Kredit — Jumlah kredit.
     • Catatan — Keterangan per baris (opsional).
4. Pastikan total Debet = Kredit (balanced).
5. Klik Konfirmasi.

Apa itu Aset Tetap?

Menu Aset Tetap digunakan untuk mengelola aset jangka panjang perusahaan seperti kendaraan, peralatan, bangunan, dan mesin. Sistem akan menghitung penyusutan otomatis berdasarkan metode yang dipilih.

Cara Menambah Aset Tetap

1. Klik menu Aset Tetap di bagian Akuntansi.
2. Klik + Tambah Aset.
3. Isi formulir:
   • Nama Aset — Nama aset.
   • Kategori — Kelompok aset (tanah, bangunan, kendaraan, dll).
   • Harga Perolehan — Nilai saat aset diperoleh.
   • Tanggal Perolehan — Tanggal pembelian/perolehan.
   • Umur Ekonomis — Dalam bulan atau tahun.
   • Nilai Residu — Perkiraan nilai akhir masa pakai.
   • Metode Penyusutan — Garis Lurus atau Saldo Menurun.
   • Akun Akumulasi Penyusutan — Akun untuk mencatat penyusutan.
   • Akun Beban Penyusutan — Akun beban penyusutan.
4. Klik Simpan.

Apa itu Neraca Saldo?

Laporan Neraca Saldo menampilkan daftar seluruh akun beserta saldo debet dan kredit pada periode tertentu. Ini adalah alat utama untuk memastikan keseimbangan pencatatan akuntansi.

Cara Mengakses

1. Klik menu Neraca Saldo di bagian Laporan.
2. Pilih Periode yang diinginkan.
3. Klik Tampilkan.

Apa itu Laporan Laba Rugi?

Laporan Laba Rugi (Income Statement) menampilkan ringkasan pendapatan dan beban perusahaan dalam periode tertentu, sehingga Anda bisa melihat apakah bisnis menghasilkan laba atau rugi.

Cara Mengakses

1. Klik menu Laba Rugi di bagian Laporan.
2. Pilih Periode — Bulanan, Kuartal, atau Tahunan.
3. Klik Tampilkan.

Apa itu Laporan Neraca?

Laporan Neraca (Balance Sheet) menampilkan posisi keuangan perusahaan pada tanggal tertentu, terdiri dari Aset, Kewajiban, dan Ekuitas. Rumus dasar: Aset = Kewajiban + Ekuitas.

Cara Mengakses

1. Klik menu Neraca di bagian Laporan.
2. Pilih Tanggal neraca yang diinginkan.
3. Klik Tampilkan.

Apa itu Laporan Perubahan Ekuitas?

Laporan Perubahan Ekuitas menampilkan perubahan modal/equitas selama periode tertentu, termasuk setoran modal, prive, dan laba/rugi bersih yang mempengaruhi ekuitas pemilik.

Cara Mengakses

1. Klik menu Perubahan Ekuitas di bagian Laporan.
2. Pilih Periode yang diinginkan.
3. Klik Tampilkan.

Apa itu Laporan Arus Kas?

Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement) menampilkan aliran uang masuk dan keluar perusahaan, dikelompokkan menjadi aktivitas Operasional, Investasi, dan Pendanaan.

Tiga Kategori Arus Kas

• Aktivitas Operasional — Arus kas dari kegiatan bisnis utama (penerimaan dari customer, pembayaran ke supplier, gaji, dll).
• Aktivitas Investasi — Arus kas dari pembelian/penjualan aset tetap dan investasi.
• Aktivitas Pendanaan — Arus kas dari setoran modal, pinjaman, dan pembayaran dividen.

Cara Mengakses

1. Klik menu Arus Kas di bagian Laporan.
2. Pilih Periode yang diinginkan.
3. Klik Tampilkan.

Apa itu Transaksi Detail?

Laporan Transaksi Detail menampilkan seluruh jurnal transaksi yang terjadi, lengkap dengan akun debet/kredit, nominal, dan referensinya. Sangat berguna untuk audit dan rekonsiliasi.

Cara Mengakses

1. Klik menu Transaksi Detail di bagian Laporan.
2. Gunakan filter:
   • Periode — Rentang tanggal transaksi.
   • Akun — Filter berdasarkan akun tertentu.
   • Tipe Dokumen — Filter berdasarkan jenis transaksi.
3. Klik Tampilkan.

Apa itu Pengaturan Bisnis?

Menu Pengaturan Bisnis mengatur konfigurasi global perusahaan Anda, termasuk nama perusahaan, alamat, NPWP, format nomor dokumen, dan preferensi lainnya.

Konfigurasi yang Tersedia

• Informasi Perusahaan — Nama, alamat, telepon, email, logo, NPWP.
• Format Nomor Dokumen — Prefiks dan format penomoran untuk setiap jenis dokumen (PP, PO, FP, BP, QT, SO, INV, PAY, dll).
• Preferensi Akuntansi — Tahun fiskal, metode penyusutan, mata uang default.
• Pajak — Pengaturan PPN dan pajak lainnya.

Apa itu Menu Mata Uang?

Menu Mata Uang digunakan untuk mengelola mata uang yang digunakan dalam transaksi. Secara default, Rupiah (IDR) sudah tersedia. Anda bisa menambahkan mata uang lain jika bertransaksi dalam valuta asing.

Cara Menambah Mata Uang

1. Klik menu Mata Uang di Pengaturan.
2. Klik + Tambah Mata Uang.
3. Isi:
   • Kode — Contoh: USD, SGD, EUR.
   • Nama — Nama mata uang.
   • Simbol — Contoh: $, \u20ac.
   • Kurs — Nilai tukar terhadap IDR.
4. Klik Simpan.

Apa itu Menu Profil?

Menu Profil digunakan untuk mengelola informasi akun pengguna Anda, termasuk nama, email, password, dan preferensi tampilan.

Cara Mengubah Profil

1. Klik menu Profil di bagian Pengaturan.
2. Ubah informasi yang Anda inginkan:
   • Nama — Nama tampilan.
   • Email — Alamat email login.
   • Password — Klik "Ubah Password" untuk memperbarui.
3. Klik Simpan Perubahan.